Wiekowanie zapasów bez danych dot. serii lub partii zakupowej
(Dane liczbowe zaprezentowane w poniższym przykładzie są całkowicie fikcyjne. Zostały one przeze mnie wymyślone dla potrzeb niniejszego artykułu).
Analiza zapasów towarowych odgrywa bardzo dużą rolę zwłaszcza w firmach handlowych. Zbyt niski poziom zapasu może prowadzić do niewykorzystania szans rynkowych, niemożności zaspokojenia wszystkich potrzeb klienta, a co za tym idzie utraty sprzedaży (stock - out costs). Z drugiej strony zbyt wysoki zapas wiąże się z kosztami, które mogą dotyczyć zamrożonego kapitału, a także logistyki (koszty magazynowania, ubezpieczeń). Istnieje tutaj także ryzyko związane ze starzeniem się zapasu, które może wpływać na konieczność wyprzedaży i przecen, co oddziałuje bezpośrednio na rentowność.
Zatem utrzymanie optymalnego poziomu zapasów jest jedną z ważniejszych kwestii w zarządzaniu firmą handlową. Optymalny poziom powinien zapewnić z jednej strony realizację popytu rynkowego, właściwą dostępność i wystarczalność produktów, wykorzystywanie szans rynkowych, a z drugiej minimalizować ryzyko pozostania z niesprzedanym stockiem lub konieczność głębokich przecen. Ważną kwestią jest także powiązanie rotacji i wystarczalności produktów z terminem płatności za dostawy (kredyt handlowy).
Istnieje wiele narzędzi i wskaźników ułatwiających kontrolowanie zapasu. Klasyczna rotacja i wystarczalność są stosowane powszechnie. Rotację można liczyć na wiele sposobów, biorąc pod uwagę zarówno sprzedaż przeszłą, jak i planowaną. Pożyteczne są także analizy dot. struktury zapasów, a także dynamiki zmian poziomu zapasu, zwłaszcza w relacji do sprzedaży i zysku.
Rzadziej stosowaną techniką (zwłaszcza w firmach, gdzie nie trzeba przykładać dużej wagi do terminów ważności produktów) jest tzw. wiekowanie zapasów. Problemem może być to, że jeśli w firmie nie stosuje się wyceny zapasów wg FIFO lub LIFO, to identyfikacja serii lub partii produktowych może być utrudniona. Jednak także w firmach stosujących w ramach wyceny średni ważony koszt zakupu istnieje możliwość wykorzystania tzw. "para - FIFO", będącego dość wiarygodnym przybliżeniem tej metody, zwłaszcza dla potrzeb tzw. wiekowania.
Dysponując informacją o aktualnym poziomie zapasu, a także szczegółowymi danymi dot. zakupów (co się kupowało, kiedy i za ile) przyjmujemy założenie tak jak w klasycznym FIFO, że to co pierwsze zostało kupione również w takiej kolejności się sprzedawało. Następnie definiujemy przedziały wiekowania. Nie ma tutaj jednego standardu. Przedziały powinny w pewnym stopniu brać pod uwagę aspekty handlowe, zwłaszcza cykl życia produktów z poszczególnymi fazami, a także stosowane terminy płatności. Kolejnym słownikiem jest tabela dat, która w zależności od relacji względem aktualnej daty przypisuje poszczególnym datom z przeszłości zdefiniowane wcześniej przedziały wiekowania. Tabela zakupów powinna odzwierciedlać pojedyncze sku, datę, wartość oraz ilość zakupu. Dla każdego rekordu zostaje przypisany odpowiedni przedział wiekowania zgodnie z datą. Dzięki zastosowaniu łącznika "&" między kolumną z sku, a kolumną z przedziałami wiekowania możemy wykorzystać dane z tabeli zakupów do analizy tabeli zapasów.
Wiekowanie zapasów możemy analizować ilościowo, jak i wartościowo, jednak to drugie podejście jest bardziej użyteczne. Jeśli tabelę zapasów rozłożymy wg sku i aktualnego poziomu wartościowego zapasu, to wykorzystując dane z tabeli zakupów możemy dzięki kilku prostym funkcjom podzielić aktualny zapas na przedziały. Na początek w tabeli zapasów dodajemy kolumny z wiekowaniem zakupów. Czyli dla każdego sku obok jego stanu wartościowego mamy historyczne zakupy w podziale na okresy. Następnie tworzymy odpowiednie kolumny, w których pokażemy hipotetyczny zapas wg przedziałów wiekowania. Dla najmłodszego przedziału wybieramy funkcję:
= JEŻELI(wartość zakupów z najmłodszego przedziału < stan aktualny ogółem ; wartość zakupów z najmłodszego przedziału ; stan aktualny ogółem)
Otrzymujemy stan wartościowy w najmłodszym przedziale. W kolejnej kolumnie piszemy funkcję:
= JEŻELI( wartość zakupów z kolejnego przedziału < ($stan aktualny ogółem - stan z najmłodszego przedziału); wartość zakupów z kolejnego przedziału ; ($stan aktualny ogółem - stan z najmłodszego przedziału))
Podobne jak powyżej funkcje piszemy dla kolejnych przedziałów z wyjątkiem ostatniego, dla którego wybieramy:
= stan aktualny ogółem - suma zapasów ze wszystkich poprzednich przedziałów wiekowania.
Tak przygotowane dane można analizować bezpośrednio lub np. za pomocą iloczynu kartezjańskiego stworzyć dodatkową bazę z unikatowymi sku i przedziałami wiekowania, która będzie prostsza do przygotowania końcowych analiz i wykresów.
Powyższe dane mogą być świetną pomocą dla menedżerów produktu, ponieważ wskazują jaki poziom zapasu jest przestarzały, którym grupom i produktom należy przyjrzeć się bliżej oraz gdzie zaplanować ewentualne wyprzedaże lub inne działania handlowo/promocyjne lub negocjacyjne z dostawcami.